Nach 7 Jahren war es an der Zeit, zum 1. Mai 2023 die alte Verwaltungssoftware gegen ein modernes System auszutauschen, das speziell für Vereine entwickelt wurde und das uns die Arbeit in der Verwaltung noch einmal deutlich erleichtern wird.
Nach einer ausführlichen Recherche und dem Vergleich zwischen 4 Anbietern haben wir uns für das System easyVerein entschieden. Das System arbeitet online, sodass nicht nur die Verwaltung, sondern nach Freischaltung alle Mitglieder von zu Hause darauf zugreifen können. Das hilft, die Daten aktuell zu halten, Rechnungen herunterzuladen oder Mitgliedsbescheinigungen.
Eine neue Funktion, die alle neuen Mitglieder zu schätzen wissen, ist die gerechtere Abrechnung der Mitgliedsbeiträge im 1. Jahr nach einem Vorstandsbeschluss aus dem April 2023. Hier haben wir die Berechnung so eingestellt, dass nur für die jeweils angefangenen Quartale abgerechnet wird.
Während die Rechnungsstellung nunmehr vollautomatisch abläuft, wird sich auch bei der Antragsstellung neuer Mitglieder grundlegend etwas ändern. Dies wird künftig primär und später nur noch online möglich sein. Der manuell anzustoßende Versand von Unterlagen, der Ausdruck und das manuelle Ausfüllen der Anträge wird dann entfallen.
Und es ist blitzschnell in seiner Bedienung und macht auch in der Einrichtung einen sehr guten Eindruck. Alle Daten aus dem Altsystem wurden erfolgreich migriert, und nun kann die Schulung in der Verwaltung und die Einarbeitung beginnen.
Eines der Highlights ist die zum System gehörende Mitglieder-App, die sich alle Mitglieder kostenlos herunterladen können. Hier können Termine im Vereinskalender gebucht und Rechnungen eingesehen werden; es können digital Belege eingereicht und in Foren miteinander zu verschiedenen Themen diskutiert werden. Seine eigenen Daten kann man einsehen und korrigieren und Tablets ausleihen. Wir werden im Laufe der nächsten Monate dazu noch eine offizielle Einführung anbieten. Wer etwas IT-affin ist und sich jetzt schon einmal umschauen möchte, kann sich die easyVerein-App herunterladen. Die Zugangsdaten gibt es hier.